Hot desking – czy to efektywny model pracy?


Przejście na tryb pracy zdalnej w wyniku pandemii skłoniło niektóre firmy do rezygnacji ze stacjonarnego biura lub przynajmniej do zmniejszenia powierzchni biurowej. Nawet po zakończeniu lockdownu wielu pracowników nie wróciło już na stałe do open space’ów i gabinetów. Rosnącą popularnością cieszy się model pracy hybrydowej, a wraz z nim coraz częściej wdrażany jest hot desking. Jakie są plusy i minusy pracy w systemie „gorących biurek”?

Photo by Bench Accounting on Unsplash

 

Na czym polega hot desking?

O hot deskingu mówimy wtedy, kiedy liczba stanowisk pracy w firmie jest mniejsza niż liczba zatrudnionych osób – żaden z pracowników nie ma więc swojego stałego biurka na wyłączność. Taki model może doskonale funkcjonować, gdy wszyscy w firmie pracują w trybie hybrydowym, czyli częściowo zdalnie, a częściowo stacjonarnie. Po przyjściu do biura pracownik zajmuje to stanowisko, które w danym momencie jest wolne, a po zakończeniu pracy zabiera swoje rzeczy i umieszcza je w szafce, którą ma wyłącznie do swojej dyspozycji.

Aby uniknąć sytuacji, w której zbyt wielu pracowników postanowi przyjść do biura o tej samej godzinie (w związku z czym nie dla wszystkich wystarczy biurek), warto skorzystać z oprogramowania do rezerwacji biurek – na rynku dostępnych jest obecnie wiele aplikacji, dzięki którym można sprawdzić dostępność stanowisk pracy w swojej firmie w interesujących nas godzinach i zabookować sobie biurko.

Photo by Arlington Research on Unsplash

 

Hot desks: zalety i wady

Jak każdy trend, hot desking ma swoje zalety, ale i wady. Do najważniejszych korzyści takiego sposobu organizacji pracy można zaliczyć:

  • niższe koszty utrzymania biura – decydując się na system hot desks, firma może ograniczyć wynajmowaną przestrzeń biurową i jej wyposażenie, co zwłaszcza w przypadku większych korporacji niesie ze sobą duże oszczędności. Niekiedy mogą na tym zyskać również pracownicy, którzy zamiast stałego biurka dostaną lepszy sprzęt do pracy lub podwyżkę;
  • lepsza organizacja przestrzeni – brak stałego stanowiska do pracy w biurze może skłonić do zastanowienia się, co tak naprawdę jest nam potrzebne do pracy, dzięki czemu nie gromadzimy na biurku zbędnych przedmiotów, które tylko zagracałyby przestrzeń i przeszkadzały w skoncentrowaniu się na zadaniach;
  • wzrost kreatywności i motywacji – brak rutyny i choćby odrobinę zróżnicowane otoczenie może pobudzać do większej kreatywności i efektywności oraz wzmacniać motywację;
  • większa produktywność – świadomość, że mamy biurko zarezerwowane wyłącznie na konkretne godziny, po upływie których musimy zwolnić miejsce dla następnej osoby, zwiększa szanse na to, że w określonym czasie ukończymy wszystkie zaplanowane zadania;
  • lepsza komunikacja wewnętrzna – mając do dyspozycji hot desks, pracownicy z różnych działów, którzy na co dzień bezpośrednio ze sobą nie współpracują, mogą pracować w tej samej przestrzeni, a dzięki temu lepiej się poznać, wzajemnie się inspirować i skuteczniej rozwiązywać problemy.

Trzeba jednak pamiętać o tym, że hot desking nie jest najbardziej komfortowym modelem dla każdego – dla niektórych osób codzienna zmiana miejsca i związana z tym konieczność organizacji biurka wciąż od nowa może być przytłaczająca oraz generować niepotrzebne rozproszenia i duże straty czasu.

Brak biurek przypisanych na stałe do konkretnych osób stanowi również utrudnienie w dopasowaniu parametrów biurka (zwłaszcza jego wysokości) do indywidualnych potrzeb. Rozwiązaniem w tym przypadku mogą być biurka regulowane, tzw. standing desks, które pozwalają nie tylko na optymalne dostosowanie wysokości do użytkownika, ale także na pracę przy komputerze w pozycji stojącej.

Częsta zmiana stanowiska pracy może też osłabiać relacje pomiędzy współpracownikami i zmniejszać zaangażowanie. Poza tym niewłaściwa organizacja systemu hot deskingu (np. brak sprawnego systemu rezerwacji) stwarza ryzyko powstawania napięć i konfliktów, szczególnie jeśli zbyt wiele osób zechce pracować w takich samych godzinach.

Photo by Carrie Allen on Unsplash

 

Tymczasowa moda czy praca przyszłości?

Liczne badania wykazały, że większość pracowników po pandemii nie chce już wracać na stałe do biura – model pracy hybrydowej cieszy się największym zainteresowaniem1. Większa elastyczność w zarządzaniu swoim czasem i w organizacji pracy, a równocześnie zapobieganie poczuciu izolacji, które może powodować praca całkowicie zdalna – to sprawia, że hot desking i hybrydowy tryb pracy mają wielu zwolenników. I najprawdopodobniej nie jest to jedynie przejściowy trend, lecz tzw. „nowa normalność”, która w najbliższych latach ma szansę jeszcze bardziej się rozwinąć.



x